マーケティング業界って圧倒的にプレゼン資料を作る機会が多いと日々感じているのですが、皆さんはどうでしょうか？
自分自身、相当な量を作成してきた結果、だいぶ効率良くプレゼン資料が作れるようになって来ましたが、そうなるまでには数々の失敗があり、プレゼン相手からの暖かいご指摘があり、改善の積み重ねがあります。また、他の方々の作った資料を見る機会も多く、参考にさせていただいてきました。
今回は、失敗から学んだプレゼン資料の作りかたをまとめてみたいと思います。
私の考えでは、資料作りに着手する前に、いかに事前準備ができるかで成功率が大きく変わってきます。なのでキレイに作る方法ではなく、成功させる準備内容に絞って3つのポイントを挙げてみました。
準備1：何のためにプレゼンをしますか？
意外なほど、目的を明確にしないで作られた資料は多いです。
特に、上司などに「作っといて」と指示された資料ほど自分の意思が無いのでぼんやりした内容になっています。
なので、私はまず以下を手書きしてから資料を作り始めるようにしています。
とても簡単なことですが、その後のストーリーがすんなり頭に浮かびますのでぜひ試していただきたいです。
・資料の目的 → 何を理解・承認してもらいたいか？
・プレゼン相手 → 誰に向けた資料か？
・使用状況 → どんな状況でプレゼンをするか？
大抵の資料は、プレゼン相手に理解してもらう、承認を得るために作られます。
なので、「何を？」を明確にすることから始める必要があります。
承認してもらいたいことが複数あれば優先順位をつけて、自分の中で明確にしておきます。ここまでは絶対にOKをもらう！っというボーダーラインです。
そして、プレゼン相手の立場に合わせた内容にしていきます。
立場というのは役職、決定者という点だけではなく、議題についてどこまで把握しているか、賛成か反対か？初対面か、それとも親しい間柄か、といった点です。
また、自分でプレゼンするのか、メールで送付して読んでもらうのか、それともクライアントに社内調整のために使ってもらうのか、といった資料の使われ方に応じて文章量を変える必要があります。
準備2：Yes or Noではなく、A or Bで誘導するストーリーを作る
自信満々なアイデアでも、突っ込まれると言葉に詰まってしまうことが多々あります。
そんなときは大抵言いたいことが言えないままボツとなってしまって、結構悔しい思いをします。あー失敗したー！！っと。
なので、1案で白黒つけてしまう勝負を避け、複数案を必ず準備しておきます。
選んでもらうっていう感じですかね。
やっぱり聞き手側の心理としても、ゴリ押しで「これがいいんです！」って来られるとつい反論するか、避けたくなってしまいますので。
そして事前に複数案の利点・欠点を明確にしてしまいます。
状況にもよりますが、私はその複数案の比較内容をプレゼンの中に入れてしまうことも多いです。
プレゼン資料にする時は、データをひたすら並べて説明するのではなく、その比較分析結果を、自分が採用して欲しい案に有利になるような「ストーリー」を創作することがポイントです。
そのストーリーによってAよりBがいいな！っと聞き手の考えを誘導できれば、プレゼン成功へ一歩近づきます。
準備3：聞き手と視覚イメージを共有する
どんないいアイデアであっても、聞き手がイメージを持たないとなかなか話が進みません。実際の完成品を見てもらえればもちろん一番良いのですが、そうも行かないことが多いです。
逆にプレゼン中にイメージを共有できるとサクサク話しが進みます。
いろいろデータも準備したのに、見せる前に「もうわかった、これでいこう！」っとなることも。
なので、当然ですが視覚的なイメージは（画像、図、表）必ず入れます。
が、ここで数々の失敗をしてきたのが、自分でイメージを作っちゃったときです。
特に始めの頃はこれで苦しみました。
もちろん最終的には自分で作るのですが、何も参考にせずいちから作ってしまった時は大抵ダメです。
自分が作ろうとしているチャートなんかは大抵誰かが作っていて、今の時代、他のプレゼン資料から参考になるチャートを見つけるチャンスはいろんなところに転がっています。
先人達の資料の中から自分のイメージに近いものを見つけて、参考にさせてもらう。
これをやるだけで資料作りのスピードも、デザインもわかりやすさも格段にアップします。
実際SlideShareを見ているとプレゼンの心得的な資料自体も多く、とても参考になります。
http://www.slideshare.net/
まとめ：PCをオフにしてみる
プレゼン資料を作り始める前に、準備して欲しいポイントをまとめました。
特に１と２の目的の明確化とストーリー作りは、PCをオフにした状態で、手書きでやってみてもらいたいと思います。だまされたと思って一度やってみてください。
私の場合は初めてやったとき、普段どれだけ思考停止した状態でPCをいじっていたかが身に染みました。PCオフはオススメです。
また機会があれば、ストーリー作りとスライドの構成についてもまとめてみたいと思います。
