情報の蓄積。Evernoteを仕事に使ってみる(1)

普段、皆さんはビジネスで「情報の蓄積」をどのようにされているでしょうか。

「自社の提案資料」、「協力会社さんからいただいた資料」、「議事録」、「セミナー参加時の報告書」、「何かの時に役に立ちそうなWebサイト記事」、など、いろいろなデータがあるかと思いますが、PCの中にそのデータが入っているだけでは、そのPCを持たない状況にいるときに中身の確認ができません。


そのような状況をなくして、「必要なものを記憶させ、必要な時に取り出す」ために、私はEvernote(エバーノート)を活用しています。Evernoteを活用することで、PC/スマートフォン/タブレットなどデバイスに関わらず、蓄積されたデータにすぐに接することができます。

Evernoteトップ画面 

■Evernote
https://evernote.com/intl/jp/

Evernote(エバーノート)とは?

そもそも、Evernoteによって何ができるのでしょう。
特長としては次のようなものが挙げられます(Evernote社のセミナー内容より抜粋)。

1 蓄積 - 知識・情報を蓄積
2 発見 - 強力な検索機能
3 協力 - 知識情報を共同活用
4 伝達 - より簡単に伝える

非構造化データと構造化データ

また、「非構造化データ」の取り扱いに長けているのがEvernoteの特長です。

非構造化データ:
・メモ書き
・写真
・音声ファイル
・名刺
・タスク
・スキャンデータ
・位置情報
など

構造化データ:
・Salesforceなどへの入力情報
・レポート
・顧客情報
など

非構造化データは「雑多なデータ」と言ってもいいでしょう。
そのようなデータをすべて整理し、どこか1カ所に蓄積して、すぐに取り出せる状況におくのは簡単なことではありません。
しかしその課題は、Evernoteを使うことで解決できます。
利用シーンの例を挙げてみます。

スマートフォンで記事閲覧⇒すぐに保存

スマートフォンやタブレットでWebブラウジングをしていて、気になるページがあった場合どうしますか?
今どき、「ブックマーク」するということもほぼないでしょう。
ブックマークしてもそのブラウザにしか情報は残りません。

こういう時に、Evernoteに保存しておくと便利です。
*あらかじめEvernoteアプリをインストールし、共有のアクティビティを「ON」にしておきましょう。

最近、iOS8.0以上になって保存方法が便利になりました。
たとえば、マーケティング情報サイト「MarkeZine」で広告系の記事が気になったとします。
「共有」からEvernoteアプリを選択し、クリックします。

MarkeZine 画面

 

MarkeZine 画面

 今回、私のEvernote内の「広告」というノートブックにノートを保存します。

*ノートブックは「フォルダ」のようなものです。
*ノートは作成された「ファイル」のことです。

MarkeZine 画面

 

これで、完全にEvernoteに保存されました。

Evernote
 *Evernoteアプリ内の画面

後日、なにか調べものをする時にEvernote内で「広告」や「アプリ」というようなキーワードで「検索」をすれば、ノート(記事)が引っかかります。
ノートにタグ付けをしておいて、タグ検索することも可能です。
PCでもブラウザの拡張機能に「Webクリッパー」を入れておけば、すぐに保存可能です。

議事録などのテキストデータの蓄積

「社内の議事録」、「セミナー報告」、「訪問先でのヒアリング内容」などのテキストデータも保存しておくと良いでしょう。
自分のメーラーやPCにしかその内容が残っていない場合、そもそも検索するのも大変なので、あとで振り返ることが困難になります。

「あの時、社内でどういう話をしていたのだっけ?」
「クライアントさんからヒアリングした要点を振り返りたい」
などよくあることかと思います。

iOS8.0以上になって、キーボードの拡張が可能になったので、「手書き入力アプリ」とつなげることもできます。

「mazec」という手書き入力アプリを購入して入れてみました。

mazec 画面

 ■mazec
http://mazec.jp/

Gmailを打つときや、もちろんEvernoteのノート作成にも使えます。
社内やお客様とのミーティング中に、ヒアリングのポイントを書き留めておくだけでも大変便利です。

mazec 画面

 

*mazecを使ってEvernoteで新規ノートを作成

私は紙のノートにペンで書くのが好きなたちなので、「手書き入力」をどんどん使ってみたいと思っています。

次回は、ビジネスで使える別の機能や、手書きを使ってみての感想を書いてみます。