導入事例制作に必要な5つの準備【依頼テンプレート付き】

導入事例制作に必要な5つの準備【依頼テンプレート付き】事例取材を担当するようになって10年以上が経過し、私が携わった事例取材は気づかないうちに三桁に達していました。以前は製品の導入事例が多かったのですが、最近では課題解決(ソリューション)事例が増えています。こうした事例取材を重ねてきた中で身に着けたことをお話しします。

導入事例は、効果的な販促ツールとしてよく用いられています。特に、ITソリューションには最適です。なぜならば、ITソリューションは、カタログに記載されている機能の紹介だけでは、実際の使い勝手などが把握しにくいからです。

また、導入を検討している潜在顧客にとって、実際に利用しているお客様の声は、何よりも説得性があり、「共感」を得るものとなります。

こうした導入事例をスムーズに制作するにはどうすればよいのでしょうか。本記事では、導入事例を初めて制作しようと考えている方や、制作にチャレンジしてみたものの、思い通りにいかなかった方を対象に、取材までにどのような準備が必要かまとめてみました。

スムーズな導入事例の制作に必要な準備とは

導入事例は、営業部門の協力がなければ作ることができません。スムーズに事例を制作するために、5段階に分けて準備しましょう。

  1. 取材対象企業の選定
  2. 取材対象者(キーマン)の選定
  3. 取材許可を得る
  4. 取材時期と依頼するタイミング
  5. 制作会社とのオリエンテーション

次から、順番にご説明します。

1.取材対象企業の選定

最初に取材対象企業を選定します。1本目は、貴社が最も注力しているソリューションの事例を制作しましょう。

なぜならば、主力ソリューションであれば、アピールポイントが最も明確になっており、取材候補となるお客様の数が多いと思われるからです。営業部門とミーティングを行い、候補を絞り込みます。導入時に強固な信頼関係が構築できたお客様にお願いするのが鉄則です。

特に初めて事例を制作する場合は、過去に制作した導入事例を資料としてお客様に提供できないため、ご協力いただくにはこれまでの信頼関係の構築が重要なポイントとなります。

2.取材対象者(キーマン)の選定

次に、取材対象者を選定します。取材対象者は、経営的な観点でお話しいただける上席の方、プロジェクトのリーダー、現場担当者にそれぞれの立場からお話を聞けるのが理想的です。

導入するソリューションによっては、導入・構築したシステム部門と、実際に利用するユーザー部門に登場いただくこともあります。

このように、立場の異なる方にコメントをいただくことによって、事例に奥行きが生まれます。ただし、2ページ~4ページまでの導入事例の場合、出席者が多すぎるとストーリーをまとめにくくなります。4名程度に抑えてことが無難です。

3.取材許可を得る

事例制作準備において最も重要なことはお客様の許諾を得ることです。

一般的な広告であれば予算があればすぐに制作できます。しかし、導入事例はお客様の協力がなければ、予算があっても制作することができません。しかも、お客様は忙しい方ばかりです。その方々に貴重な時間を割いて登場いただくには、手順を踏んでお願いする必要があります。初めての事例の場合は、ファーストユーザーであることをアピールして、協力をお願いすることもひとつの手です。

よくある失敗例として、営業担当が口頭で現場担当に事例の取材をお願いしたところ、快諾いただいたものの、上長に事例の件を伝えたところ、断られることがあります。最初に口頭で打診するのは問題ありませんが、取材依頼状を提出し、会社として正式な依頼を書面に残しておくことが必要です。

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こちらからダウンロードしてご利用ください。

 

4.取材時期と依頼するタイミング

事例取材への協力を依頼するタイミングも重要です。これは、製品・サービスの種類により異なります。

導入効果が即効性のあるものであれば、導入直後の取材も有効ですが、ITソリューションの場合、効果(特に定量効果)が測定されるまでに時間を要することがあります。その場合は、あえて時間をおいて取材する方が有効です。このような場合は、第一報として、「◯月ごろに取材をさせてください」と早期に打診をしましょう。

事例制作において重要なことは、「お客様が快く取材を受けてもらえるタイミングに取材する」ということです。

導入したソリューションに障害が発生している時に取材をしても、お客様からいいコメントをいただくことはできません。営業部門と情報連携を密にして、絶好のタイミングを見計らって取材するようにしましょう。

5.制作会社とのオリエンテーション

事例取材の目途が立ったら、制作会社とのオリエンテーションを行います。

オリエンテーションでは、事前に営業部門と打ち合わせたものをテキスト化しておくことが有効です。逆に、ホームページに記載されている一般的なお客様の情報は重要ではありません。特に、事例で強調したい箇所を中心に制作会社と情報の共有を図ります。

また、スタイルガイド(出版物などにおいて統一した言葉遣いを規定する手引き)や用語集を制作会社に支給し、事例の体裁を決定します。

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並行して、スケジュールを立てます。取材から入稿までの期間を制作会社と打ち合わせます。

ここで注意するのは、お客様のレビュー期間です。導入事例の原稿レビューは取材対象者だけでなく、広報部門など複数に及ぶ場合が一般的なため、フィードバックまでの時間を要する場合があります。
失礼がないように余裕をもって原稿レビューをお願いしましょう。

まとめ

以上が取材までの基本的な準備です。もちろん、例外もあり、すべて上記にならう必要はありません。実績を積み重ねるとともに、アレンジを加えながら自社に最適な制作ノウハウを身につけましょう。

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