オンライン商談のメリット・デメリットとは?注意点とおすすめのWeb会議ツールを紹介

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コロナの影響により、仕事現場をはじめとしてオンライン化が進んでいます。オンライン化でもっとも顕著なのが、テレワークとオンライン商談ではないでしょうか。この記事では、話題のオンライン商談の概要やメリット・デメリット、おすすめのオンライン商談ツールをご紹介します。

オンライン商談とは?

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オンライン商談とは、パソコンやタブレット端末などを利用して、商談相手と直接会うことなくインターネットを通じて商談や会議を行うことです。オンライン商談専用のツールも数多くリリースされており、カメラを通して画面越しに顔を見ながらやり取りをすることができます。場所にとらわれることなく、好きなタイミングで、ソーシャルディスタンスなどを気にせずに取引先と商談ができるため、多くの企業が導入しています。

オンライン商談と対面商談の違い

オンライン商談と対面商談の一番大きな違いは、移動時間や交通費がかからない点だと言えます。対面商談の場合、先方とのスケジュール調整だけでなく商談場所の確保が必要で、訪問するには移動時間や交通費などの「商談コスト」がかかります。オンライン商談であれば、先方との時間調整だけで済み、商談コストもほとんどかかりません。

オンライン商談は今後も活用される

コロナの影響により注目を浴びたオンライン商談ですが、低コストであることや時間調整がしやすいといった点から、コロナ終息後も多くの企業で採用されると見込まれています。インターネットが広く普及しており、通信技術の進化が目覚しい現代では、ネットを介してのやり取りにストレスを感じることはほとんどありません。むしろ、今後は商談だけでなく、契約の締結や社内のコミュニケーションなどもオンライン上でのやり取りが主流になっていく可能性が高いのです。

オンライン商談のメリットとデメリット

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オンライン商談を取り入れる上で、あらかじめメリットとデメリットを把握しておくことが大切です。オンライン商談にはどのようなメリット・デメリットがあるのか、それぞれご紹介します。

【メリット】移動時間や交通費がなくなる

従来の対面型商談は取引先に出向いて行うのが基本です。遠方の取引先との商談となれば出張となり、多くの時間と経費がかかります。一方オンライン商談の場合は、取引先が遠方でも社内から出る必要がなく、時間と経費を節約できるという大きなメリットがあります。

【メリット】1日に実施できる商談数が増える

商談のための移動がなくなるということは、必然的に対応できる商談数が増えるということになります。例えば対面型商談では1日あたり34社との面談が限界という企業でも、オンライン商談に移行することで、場合によっては68社程度の商談が可能になります。商談数が増えることで案件の絶対数が増えるため、売上拡大に繋がる可能性もあります。

【メリット】紙媒体の資料からデータの資料へ移行できる

オンライン商談では資料をデータ化して共有するのが一般的なため、自然に紙媒体資料のやり取りをなくすことができます。さらに、Web会議ツールなどを活用することで、音声データとして議事録を残すことも可能です。

【デメリット】サービスの説明が伝わりにくい場合がある

オンライン商談では、サービスのプレゼンをする際に実物を見せて紹介することができません。有形商材の場合でも手に取ってもらうことができず、商品の魅力を伝えきれない場合があります。

【デメリット】相手からの信頼を獲得しにくい場合がある

初対面からオンラインで商談を行うことに抵抗がある方もいるため、オフラインの商談に比べて信頼を獲得しにくい場合があります。人によって感じ方は様々なため、より多くの企業から信頼を得るためには、どちらかに固執することなくオンラインとオフラインの使い分けが大切になってきます。

オンライン商談ツールの種類と特徴

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オンライン商談を行うためにはオンライン商談ツールの導入が必要不可欠です。以下ではオンライン商談をするためのツールについて、種類や特徴をご紹介します。

B-Room(ブルーム)

B-Room(ブルーム)はインターネットブラウザで利用するオンライン商談ツールです。インストールの必要がなく、取引相手に招待メールを送るか、ワンタイムパスワードとなるルームキーの番号を伝えるだけで接続が可能となっています。ただしインターネット回線に依存するため、回線状況によっては通信が安定しないことがあるので注意しましょう。

3つの料金プランがあり、月額35,000円の『Sプラン』では1ルーム、月額69,000円の『Mプラン』では3ルーム、月額400,000~の『Lプラン』では20ルーム以上の利用が可能です。1ルームの最大接続可能人数は4人で、1ルーム単位での追加購入も可能です。

参考元:https://www.broom-online.jp/price/

ベルフェイス

ベルフェイス営業シーンに特化したオンライン商談ツールとなっており、業界一の導入社数を誇っています。アプリケーションの事前インストールや相手側の登録が必要なく、ブラウザ型のオンライン商談ツールのため、手軽に使い始めることができます。また、電話回線で接続することにより回線切れなどのトラブルが起こりにくくなっているのも特徴です。ただし、初期費用で300,000円かかるため、導入する際は慎重に判断する必要があります。

基本料金は同時接続人数10人で月々100,000円、同時接続人数が1人増えるごとに9,000円プラスされます。

参考元:https://kigyolog.com/tool.php?id=143#3-0

Mee2box(ミーツボックス)

Mee2box(ミーツボックス)はWeb会議の機能に加え、営業サポート機能が充実しているオンライン商談ツールです。オンライン商談中に非公開のメモと全員に共有するメモを使い分けることが可能で、商談内容の音声を議事録として自動で文字に起こしてくれる機能も付いています。しかし、同時接続人数は最大で4人までとなっているので注意しましょう。

料金は最低月々36,000円(ID4つ)で、ID1つ追加するごとに9,000円プラスされ、初期費用は98,000円となっています。

参考元:https://mee2box.com/price

ZOOMは無料で利用可能

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現在多くの企業で利用されているZOOMは、無料で利用可能なオンライン商談ツールです。以下ではZOOMの機能や利用方法を紹介します。

【ZOOMの特徴1】最大人数は100人

ZOOMは無料のツールにもかかわらず、最大接続人数は100人まで可能となっており、大人数の会議や商談にも対応することが可能です。また、追加料金を払うことで最大接続人数を500人~1,000人まで増やすことができるのも特徴です。ただし無料での利用の場合は3人以上の通話が40分までとなっており40分を過ぎると自動的に会議が終了してしまうので注意しましょう。

【ZOOMの特徴2】事前準備が不要

アプリケーションのインストールなど事前準備が不要で、会議の主催者から送られたURLを開くことで自動的にZOOMが起動し、すぐに参加することができます。商談相手がオンライン会議に不慣れな場合でもストレスなく利用できるでしょう。

【ZOOMの特徴3】画面上でホワイトボードの共有が可能

ZOOMにはホワイトボード機能があり、通話中の画面に直接メモなどを書き込み、会議の参加者と共有することが可能です。資料へのコメントなどを直接書き込むことができるので、情報の共有や整理がしやすくなっています

ZOOMの活用方法

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ZOOMが多くの企業に選ばれている理由の1つとして、Slackとの連携が可能なことが上げられます。Slackはビジネスチャットツールとして多くの企業が導入しており、Slackとの連携ができるZOOMを活用することで、Slackの画面から会議を始めることが可能です。また、後述するようにCRMツールのHubspotとも連携が可能です。

「Webiner」の概要と活用方法

ZOOMには『Webiner』という機能があります。この機能はオンラインセミナーを開催することができる機能で、セミナー開催にかかる手間やコストを大幅に削減することが可能です。主催者と参加者はチャットやアンケート機能によってやり取りすることができるため、多くの人の意見を聞くことができます。

Hubspotとの連携について

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今回ご紹介したZOOMは、CRMツールのHubspotと連携することでさらに商談の効率化が期待できます。ここでは、Hubspotの機能や連携することで利用できる機能についてご紹介します。

Hubspotとは?

Hubspotは無料で利用できるCRMツールで、効率的なマーケティングやセールスを支援してくれます。CRMだけでなくMASFAなどの機能も提供されており、マーケティングや営業で収集したあらゆるデータを蓄積し、商談の効率化や最適化を図ることが可能です。リードの獲得から商談の成立、カスタマーサポートまで全てをサポートしてくれる総合的なマーケティングおよびセールスツールとなっています。

HubspotとZOOMを連携して商談の効率化を図る

すでにご紹介したようにオンライン商談を取り入れることで、オフライン商談の何倍もの効率で商談を行うことができます。さらに、HubspotZOOMを連携させることで、Hubspotに登録されている顧客にZOOMの招待を送ったり、ZOOMで開催するウェブセミナーの出欠状況や参加情報をHubspotで確認したりすることが可能です。オンライン商談をすでに導入している企業や、これから導入を考えている企業で、無料のツールを探している場合は、ZOOMHubspotをセットで導入することをおすすめします。

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