【テンプレート付き】オウンドメディアが取材依頼する時に伝えなければならない10の重要事項


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取材の依頼には何が必要?

コンテンツマーケティングを行っている企業なら、広報活動に利用したり、自社メディアに掲載したりするため、独自に取材して記事を制作することがあるでしょう。しかし、「取材や原稿執筆は難しい!」という方が多いのもまた事実。インタビュー記事は魅力的なコンテンツですが、取材依頼の作法については一定のノウハウがなければインタビュイー(取材先)に対して失礼になってしまうこともあります。この記事では、取材を申し込む時に相手にまず伝えなければならないことをご紹介していきます。

取材記事の重要性

そもそも、なぜ取材記事は重要なのでしょうか。これを事前に理解すれば、インタビュイーに的確な質問を投げかけることができ、質の高いインタビュー記事を制作することに繋がります。

オウンドメディアを運用する上で、インタビュー記事はとりわけ重要なコンテンツとして意識しなければなりません。そもそも、オウンドメディアにはオリジナリティが求められるからです。とはいえ、独自の記事を自ら作り出すのはそう簡単なことではありません。しかし、インタビュー記事であれば、他のメディアにはない唯一無二の記事を、外部(=インタビュイー)の協力を得て制作できます。加えて、取材された人物あるいは企業がその記事を拡散してくれることも期待できるため、インタビュイーのコミュニティやファンにリーチしやすくなることも利点の一つです。

インタビュー記事は、企業のブランディングにおいても有効です。著名人のインタビュー記事を公開すれば、インタビュイーのファンを自社の見込み客として誘導することができるだけでなく、読者からは「ネットの情報をつなぎ合わせているだけだけでなくコンセプトをしっかり立てた上で取材をしている」という、いわばメディアとしての信頼を得ることもできます。その道のプロにインタビューをすることは、ユーザーにとって真に有益な情報を提供することにもなります。

では次に、実際に取材依頼を行う際に押さえておくべき事項について見ていきましょう。

インタビュー取材依頼書(企画書)を書こう

インタビュー取材の依頼を行う場合、まずは取材依頼書(企画書)を準備します。取材先やインタビュイーは往々にして多忙なことが多く、概要を理解していなかったり、答えを準備せずに現れることも稀ではありません。そういう事態に備えてあらかじめ取材依頼書でこちらの取材意図と質問事項を伝えておき、取材先にインプットしておくことが重要です。

また、取材先が企業の場合、担当者レベルで詳細な情報を話して頂けたとしても、広報担当者の判断で大幅に修正が入ることもあります。せっかくの取材が大幅にカットされてしまうことを避けるため、どのような情報を提供してほしいのか、掲載NGの内容があるのか、あらかじめすり合わせておく必要があるのです。また、写真撮影の場所や一緒に撮影したいものが想定される場合も事前に伝えておかなければいけません。取材依頼書は、取材をスムーズに進めるためのキーアイテムなのです。

インタビュー取材依頼書に書かなければならないこと

インタビュー取材の依頼書には、少なくとも以下の項目を盛り込んでおかねばなりません。

コンセプト、企画概要

当然ですが、取材の意図と内容を事前に伝えておくことは、最も重要なポイントです。こちらがどのような目的で取材し、どのような話を聞き出し、誰に読ませたいのか、を具体的に伝えておきましょう。ここでコンセプトと企画の意図をどれだけ相手に伝えられるかで、インタビューの質もほぼ決まります。取材相手のことをどれだけ理解しているかを示して取材に臨む真剣度を見せると同時に、最初にこちらが記事の中で打ち出したい内容をしっかり伝えておくことで、後々のすれ違いを防げます。

希望日時、希望場所

インタビューの日時と場所は「希望」という形で伝えておきましょう。日時については「希望日時:○月上旬」と幅を持たせ、取材先が予定を調整しやすいようにしておくことがポイントです。また、取材場所についても「希望」という形で伝え、相手方の希望とすり合わせていくようにしましょう。

所要時間

日時だけでなく、所要時間も「所要時間○時間程度」と併記しておきます。所要時間を伝えておくことは、スケジュールを調整しやすくする目的もありますが、どれほどのボリュームの取材になるかを伝えておくことにもなります。また、インタビュイーにとっても、「これくらいの時間であればこれくらい話せるだろう」という目安にもなります。

掲載メディアの紹介

こちらが取材先のことを知っていることも大切ですが、相手にこちらのことを知っておいてもらうことも同じく重要です。メディアの種類とサイトの名称月間PV数(紙媒体の場合は発行部数)と読者層も伝えておきます。どれくらいの規模で、どのようなトーンのメディアなのか、その読者層についてもある程度把握しておいていただくことで、アピールしたいポイントをインタビュイーの方でも準備できます。また、こちらのメディアについて知らせておくことで、インタビュイー自ら「〇〇から取材を受けた」と周囲にシェアすることにも繋がります。

掲載予定日

掲載予定日をできるだけ具体的に伝えておくことも重要です。詳細な掲載予定日が決まっていない場合でも、「○月頃、○月下旬」など、おおよその予定を伝えておきましょう。公開日を伝えておけば、取材日時点では情報解禁になっていない内容も逆算して話をしてくれることもあります。インタビュイーが話してもいい内容を事前に関係各所に確認するためにも、掲載予定日を伝えておくことは重要です。

原稿ボリューム

「○○○○文字or原稿用紙〇枚」など、こちらがどれほどのボリュームを求めているのかを事前に伝えておきましょう。取材先にとっては、読みやすいコンパクトな内容なのか、力を入れた特集なのかは気になるところです。また、入門編で初心者向けに話をする場合と、詳細に話をする場合で準備の仕方も変わります。スケジュールの都合で取材時間が限られている場合でも、あらかじめ必要なボリュームを伝えておくことで、取材中のお互いのペースを合わせることができます。

取材チーム

どのようなメンバーで取材に伺うのか、「ライター2名、カメラマン1名」など、その人数も含めて明確に伝えておきましょう。伺う人数が多ければ、取材に力を入れているということも伝わります。たとえオウンドメディアの担当者一人で取材に伺う場合でも、事前に伝えておけばインタビュイーは気さくに話をする姿勢できてくれるでしょう。逆に、大人数で出向く場合は、事前に伝えておかなければ緊張させてしまうかもしれません。

撮影に持ってきてもらうものや場所、予定しているカット

写真撮影を行う場合は、撮影用に持参いただくものや場所、撮りたいカットをあらかじめ伝えておきましょう。例えば、未発売の新製品などは事前に用意しておく必要があります。また、場所やカットについては、せっかく場所を押さえてもインタビュー相手が「イメージ、コンセプトとズレがある」と感じた場合は変更しなければいけません。事前に詳しい情報を伝えておくことで、互いのすれ違いを解消することができます。

報酬

この項目があるのとないのとでは、依頼時に相手に与える印象も変わります。こちらから無償で取材をお願いする場合、取材場所までの交通費を負担するなど、誠意を示しましょう。また、「希望:〇〇円まで」と一定のラインを示しておくことも、ミスコミュニケーションを防ぐための重要な伝達事項です。

連絡先

最後にこちらの連絡先を記載します。「〇〇部 ××(名前)、メールアドレス、電話番号、住所」という風に、誰が担当者で、この件についてはどこに連絡すればよいのかということを明記しておきましょう。依頼先が企業であったり、インタビュイーが秘書に連絡を任せていたりする場合、依頼書だけが相手に渡る可能性もあります。依頼書だけでインタビュー取材に関する全ての情報が確認できるようにしておきましょう。

取材依頼書のテンプレートを活用しよう

上記の伝達事項を踏まえて、インタビュー取材の依頼書を作成してみましょう。とはいえ、依頼書を一から作る必要はありません。以下のリンク先から、取材依頼書のテンプレートがダウンロードできます。このテンプレートを活用して、取材記事作成の第一歩を踏み出してみましょう。

取材依頼書のテンプレートをダウンロードする

取材をお願いしたい理由を伝える


最後に、取材依頼書はあくまで依頼の要点を伝える文書です。これだけを渡せば大丈夫ということではなく、書面以外の手段でも「なぜお話を聞きたいのか」という点についてこちらの気持ちを伝える方が良いでしょう。メールの本文中で取材を依頼することになった経緯を綴ったり、直接電話で思いを伝えたり、手書きの手紙を添えて気持ちを伝えることもできます。

取材を受ける相手は、忙しい上に他のメディアからも取材の依頼を受けている可能性があります。一方で、オウンドメディアを運用している場合、まだ自社メディアが発展途上で育ちきっていないということもあるでしょう。そんな時に自社メディアからの取材を受けてもらうためには、「お話を伺いたい」というこちらの熱い想いを伝えることが何よりも大切です。

まとめ

以上のように、インタビュー取材の依頼時にはこちらからの熱意を伝えつつ、相手の立場に立って、インタビュイーが日程や内容の調整をしやすいように提案します。取材を依頼する相手の手間を取らせないように、こちらからオファーするべき内容は全て最初に伝えるようにしましょう。そのためには、依頼を出すまでの準備が肝要です。読者が何を知りたいのか、インタビュイーが何をアピールしたいのかをしっかり把握した上で企画しなければならないのは言うまでもありません。読者と取材先の双方にとってベネフィットとなる記事を制作し、自社メディアの質を高めていきましょう。


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