営業活動の効率化に必須!SFAの役割と機能を理解しよう

営業活動の効率化に必須!SFAの役割と機能を理解しよう

SFAは営業活動を効率的に進めていく上で、もはや欠かせないツールです。この記事では営業活動においてSFAが果たす役割を説明した上で、0円から使えるHubSpot Sales Hubを例にとって、SFAに搭載される各種機能をご紹介します。

▼ 目次
SFAとは?
SFAの機能紹介
 【管理機能】
  ▼顧客情報管理
  ▼企業情報管理
  ▼商談管理
  ▼タスク管理
 【レポート・分析機能】
 【営業活動を支援する機能】
  ▼メール作成・送信機能
  ▼ステップメール作成機能
  ▼ミーティングスケジュールの調整機能
  ▼セールスオートメーション機能
  ▼各種通知機能

SFAとは?

この記事をお読みの方であれば、何らかの形で「SFA」という言葉を見聞きされたことがあるのではないでしょうか。

SFAはSales Force Automationの頭文字を並べたもので、営業における様々なプロセスの進捗状況を可視化し、これによって営業活動を効率化することを主目的とするツールの総称です。

営業活動は通常、見込み顧客の獲得、アポイントメントの取り付け、顧客訪問、提案、契約締結…といった流れで進んでいきますが、個々のプロセスが常にこの通りにスムーズに進むわけではありません。特にBtoB商材の場合はファーストコンタクトから契約までに長い時間がかかるケースが多く、案件の状態や進捗を常に正しく把握しておくのは容易なことではありません。

また、大抵は一人の営業担当者が複数の案件(顧客)を担当するため、多忙時には混乱によるミスが生じることもあるでしょう。逆に、一つの案件に複数人の営業担当者で対応する場合、情報共有不足による作業の重複・失念といったトラブルを招く恐れもあります。

SFAはこのような課題を解決し、営業活動における無駄な作業を省くとともに、チーム内での情報共有を強化してフォロー体制の構築にも貢献します。

以下、HubSpot Slales Hubを使って、SFAに備わる主な機能をご紹介します。

SFAは営業活動の効率化に貢献

SFAの機能紹介

【管理機能】

管理機能は営業活動にまつわる様々な情報を管理する機能です。 SFAには通常、以下のような管理機能が搭載されています。

▼顧客情報管理

顧客情報管理は、文字通り顧客の属性情報などを管理するための機能です。

HubSpot Sales Hubでは、コンタクト管理機能を用いて見込み顧客や顧客(リード)の情報を管理します。顧客担当者の、氏名、Eメール、所属企業名や部署、役職などはもちろんのこと、確度の高さやライフサイクルなども併せて管理可能です。

また、HubSpotならではの機能として、リードとして特定される以前の潜在顧客(プロスペクト)を捕捉し、アクセス情報をもとに自動的に企業情報を割り当てて管理することもできるようになっています。プロスペクトが問い合わせ・資料請求などのアクションを行った時点で、確定リードとしてコンタクトリストにシームレスに追加可能です。

SFA_customer

▼企業情報管理

BtoBビジネスの特徴は、顧客が単独の個人ではなく「企業」であるという点です。 ほとんどの場合、一つの顧客企業には複数名の担当者が紐付けられます。このためSFAには、顧客担当者の情報とは別に企業情報を管理する機能が搭載されています。

HubSpotでも企業情報管理機能を用いて、企業名や業種、住所、電話番号、従業員数、年間売上といった情報を管理することができます。

SFA_company


▼商談管理

商談管理は、個々の商談の状況を可視化し、リアルタイムに把握できるようにするための機能です。

HubSpot Salesでは、取引管理という機能を使って商談情報を管理します。

取引(商談)に関する情報として、取引先企業名や案件規模、案件の終了予定日、販売する商品などを登録できると共に、パイプライン管理という機能を使って、案件の進捗状況を可視化・管理することが可能です。

<キャプチャ>

パイプラインとは、代表的な営業プロセスの進行パターンを時系列に並べたテンプレートのようなもので、案件ごとに適するパイプラインを選んで紐付けることが可能です。

たとえば、「アポイント獲得→訪問→提案→見積もり提示→クロージング→契約締結」というパターンのテンプレートを紐づけておき、各プロセスから次のプロセスへと進んだ際に、ワンクリックで進捗状況を更新し、現在の状況をわかりやすく表示することができます。

SFA_negotiation


▼タスク管理

案件(取引)の進捗管理はプロセス単位で行いますが、実際には各プロセスの中で、こまごまとした様々な作業が発生します。たとえば、顧客担当者に電話を入れる、フォローメールを送る、訪問する…といった諸々の活動がそれにあたります。

こうした個々の作業を間違いなく進めていくことも、営業活動の効率化には重要なポイントとなります。タスク管理は、そうした作業を管理するための機能です。

HubSpot Salesのタスク管理機能では、タスクの概要に対象となるコンタクトや企業、取引を紐づけて管理できるとともに、期日を設定し、指定したタイミングでリマインドメールを送信することができます。

また、作成した機能をキュー(Queue)に登録することで、関連するタスクを一元的に管理し、期日や進捗状況などを可視化することも可能です。

SFA_task_queue

【レポート・分析機能】

営業活動において確実に成果を上りためには、目標と現状を正しく把握した上で、必要に応じて対策を検討・実施していく必要があります。このため、SFAには営業状況の概要をレポートとして表示したり、様々な分析を行ったりする機能が搭載されています。

HubSpot Sales Hubでは、セールスダッシュボードがその役割を担います。

取引や収益といった営業活動のパフォーマンスが一覧表示され、その時点における営業成果をひと目で把握することができます。

ダッシュボードに表示する項目はカスタマイズが可能で、タスクの進捗状況やチームメンバーの活動状況、コンタクト別のパフォーマンスや新規に獲得したコンタクト情報などを表示することも可能です。

ブログやWebサイト、ランディングページへのアクセス状況、送信したEメールの開封状況やメール内リンクのクリック率といった、マーケティングの範疇にある様々な情報もダッシュボードに表示しておけます。

SFA_sales_dashboard

【営業活動を支援する機能】

その他にもツールによってさまざまな機能がありますが、ここではHubSpot Sales Hubに備わるいくつかの営業支援機能をご紹介しておきます。

▼メール作成・送信機能

よく使う文面をテンプレートとして登録しておくことで、必要な時に迅速にメールを作成することができます。テンプレートには顧客の企業名や担当者名といった顧客ごとに固有の情報を差し込むことが可能なため、「いかにも自動送信」といった印象を与えない、人間的なメールを作成することが可能です。

また、テンプレートごとに開封率やリンクのクリック率などを計測・分析でき、効果的なEメール戦略に役立てることができます。

SFA_Template

▼ステップメール作成機能

Eメールシーケンスという機能を使って、いわゆるステップメールを作成することができます。複数のEメールを指定したタイミングで送信し、リードやプロスペクトのアクションに応じて、適切なタイミングで自動的にEメールを送信することが可能です。

▼ミーティングスケジュールの調整機能

見込み顧客や顧客とのミーティングを管理する機能です。 ミーティング(訪問)日時調整の依頼メールを顧客に送信し、専用の画面上で候補日を選んでもらうことが出来ます。

メールや電話などで調整を行い、その結果をツールに登録する、といった二度手間を省き、効率よく調整を行えます。調整結果はGoogleカレンダーやOffice365カレンダーに動機させることも可能です。

▼セールスオートメーション機能

リードの処理や取引の作成・進捗管理などを自動化して営業担当者の負荷を軽減するとともに、成約に至るまでの営業プロセスを可視化し、各プロセスで行うべきアクションを割り当てて管理することができます。

たとえば、プロスペクトが資料請求などのアクションを起こした時点でコンタクトが作成されるとともに、前述の企業情報管理で企業にドメイン名を紐づけておけば、企業情報をも自動的に割り当てることが可能です。

▼各種通知機能

見込み顧客や顧客が特定のアクションを起こした際に、担当者や関係者にリアルタイムで通知する機能が搭載されています。たとえば、送信したメールが顧客に開封された、Webサイトが閲覧された、ドキュメントがダウンロードされた……といったタイミングで通知を送ることができます。

通知は送信先のデスクトップにポップアップする形で表示することもでき、迅速かつ的確なフォローアップが可能となります。

以上、この記事ではSFAの概要を説明し、SFAに備わる各種機能をHubSpot Sales Hubを例としてご紹介しました。

HubSpot Sales Hubは月額0円から使い始められる、手軽で使いやすいSFAツールです。

SFAに必要なあらゆる機能が網羅されていることに加えて、同系列のHub Spot Marketing Hubと組み合わせることで、マーケティングチームと営業チームとのシームレスな連携を実現することも可能です。

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